제목 : 학교 외출사이트 다운으로 인한 외출신청 문제에 대하여


안녕하십니까!


용인외고 기숙사 사감 박성원입니다.


먼저 이번 외출사이트 문제로 학부모님 여러분들께 심려 끼쳐드린 점 다시 한 번 죄송스럽게 생각하며, 앞으로는 이런 일이 재발하지 않고 또한 발생하더라도 더욱 세심한 부분까지 확인하여 부모님들께 심려 끼쳐 드리는 부분이 없도록 노력하겠습니다.

지난 5월 29일(일요일) 오후에 학교 외출사이트에 문제가 발생하여 입력이 되지 않는다는 학부모님의 연락을 받고, 담당 사이트 관리자이신 학교 선생님에게 확인을 해 본 결과 외출사이트 하드에 문제가 있어 사이트 이용이 힘들다는(자세한 것은 월요일에 다시 확인해 주신다고 하였음) 이야기를 하였습니다. 당장 정기 외출신청과 비정기 외출신청기간이라(5/29~31) 월요일 담당 선생님이 오시면 최종 사용가능여부를 확인하고 안 되면 공지사항과 학생들에게 전달하여 학부모님들에 의한 전화접수를 시행하려고 하였습니다.

5월30일(월요일) 외출사이트 담당 선생님으로부터 사이트의 하드에 문제가 있어 사용이 불가능하며 복구하는데 시간이 소요된다는 내용을 전해 듣고, 이날 저녁 롤콜시간을 통해 “이번 달 정기 외출신청과 비정기 외출신청은 사이트의 문제로 인해 전화로 접수를 받아야 할 상황이라서, 외출신청을 할 학생들은 부모님에게 이 상황을 전달하고 직접 전화접수를 받으니 꼭 신청해 달라”는 전달을 하였습니다. 또한 식당 점장에게 부탁하여 외출사이트가 되지 않아 수기로 전화접수를 받아야 되니, 5월 31일(화요일) 24시까지인 외출신청 마감시간을 하루 연장해 달라는 협조를 부탁해 6월 1일(수요일) 24시까지 수기로 작성한 외출신청을 인정하기로 양해를 얻었습니다.(식당에서는 3일전에 학생인원에 맞는 부식을 신청하기 때문에 신청기간 이후의 신청자는 이 기준을 적용하여 식비환급을 할 수 없다는 것이 공식적인 입장이었으나, 외출사이트 문제로 인한 전화접수 등 학부모님들의 수고스러움 등을 생각하고 어렵지만 하루 접수연장을 받아 들였습니다.)


※ 참고

1. 식비환급 기준
1) 외출사이트의 기준일, 기준시간까지 접수한 학생에 한하여 신청기간 식비환급
2) 3일전 기숙사 임시퇴소확인서 제출 학생에 대하여 신청기간 식비환급
3) 급작스러운 병원입원(입원자료 제출 : 입원기간은 인정되나 회복 등 기간을 연장하려면 3일전에 기숙사 임시퇴소확인서 확인 및 제출)이나 가족의 상 등에 대하여는 기숙사 사감의 확인으로 식당에 자료 통보 및 신청기간 식비환급

2. 절차
1) 정기, 비정기 외출
* 식 당 : 외출사이트의 자료를 확인하고 신청학생의 식비환급(신청기간 이외의 별도 급식학생은 식당에서 체크하고 관리)
* 기숙사 : 외출사이트의 자료를 확인하여 외출 및 잔류학생의 파악(식비환급과 관련 없음)
2) 기숙사 임시퇴소확인서
* 기숙사 :
- 학생의 요청에 의해 “GMC 임시퇴소확인서”를 발급하고, 학생은 신청내용을 기입 후 담임의 확인(서명)을 득한 뒤 기숙사에 제출
- 기숙사에서는 3일전 제출여부를 확인하고(3일전 제출이 안 되면 늦는 날짜 만큼의 식비환급기간은 제외) 이를 식당과 행정실로 복사본 전달
* 식 당 :
- 기숙사에서 전달받은 서류(기숙사 임시퇴소확인서)를 기준으로 식비환급
* 3일전에 학생이 서류를 제출하지 않으면 식당의 식비환급기준(부식신청을 위한 최소 여유일 3일)에 의하여 제출이 늦어진 날짜만큼의 식비가 환급되지 않을 수 있으니 학부모님들은 이점 반드시 양지해 주시기 바랍니다.

3) 주말 외출신청학생에 대한 기숙사의 업무는 외출사이트 신청 학생들에 대한 확인 및 외출증 발급, 잔류학생의 관리로 이루어지며, 식비환급의 문제는 식비용에 관한 문제이므로 결정권한이 없습니다. 그렇지만 학부모님들께서 식비환급 및 외출사이트 이상 부분 등에 대한 문의를 전적으로 기숙사로 하다 보니, 지도교사들도 외출사이트 관리나 식비환급 부분에 대해서는 식당 등 담당자에게 확인을 해야 대답 할 수 있는 사항이 많습니다. 앞으로는 조금 더 면밀하게 상황을 조율하여 빠른 답변 및 담당자와의 연결을 통해 부모님들의 민원을 처리해 나가겠습니다.



5월 31일(화요일) 오전 기숙사 홈페이지에 외출신청에 대한 공지를 올렸으며, 기숙사 근무자들도 계속적으로 전화접수를 받았습니다. 이날 저녁 롤콜시간에도 기 접수된 학생 외 접수하지 않은 학생에 대하여 해당 담당 층 지도교사를 통해 학생에게 상황전달, 확인 및 근무종료 시까지 학생들이 부모님과 핸드폰으로 통화하고 지도교사에게 연결해 전화접수를 받도록 지시하였습니다.

6월 1일(수요일) 야간 롤콜시간에도 신청하지 않은 학생에게 오늘 새벽 1시까지(지도교사 근무 종료 시까지) 빠짐없이 신청토록 전달하였습니다.

6월 2일(목요일) 오전 8시 30분경 수작업으로 작성된 6월 정기, 비정기(첫째 주) 외출신청서를 복사하여 식당 담당자 및 행정실에 전달하였습니다.


이상이 이번 외출사이트 고장으로 인한 임시 전화접수에 대한 과정 이었습니다. 나름대로 기숙사 홈페이지와 학생들을 통해서 이를 알려드리는 것이 효과적인 방법이라 생각했지만, 학부모님들의 기숙사 홈페이지 미확인과(자주 접속하시지 않는 점을 간과) 또한 학생들을 통한 내용전달에 기숙사의 생각과는 많은 차이점을(학생들이 학부모님들에게 내용 전달을 하지 않는 경우 발생) 발견 하게 되었습니다.

이로 인하여 이번에 신청을 하지 못하신 몇 몇 학부모님께서 계셨습니다. 조금 더 신경 썼더라면 이러한 불편은 없었을 것이라는 점에 대해서 다시 한 번 사과의 말씀을 올립니다.(식당에서도 부식신청을 마감하여 미신청자에게 대하여는 구제 할 다른 방법이 없다고 하였습니다.)


이번 일을 계기로 앞으로는 기숙사의 이런 상황(외출사이트 오류, 기타 중요하다고 판단되는 사항)에 대하여는 학교 홈페이지 공지사항 및 GMC 공지사항, 그리고 학부모님들에 대한 기숙사 중요사항 문자서비스를 실시하여, 내용을 바로 확인 할 수 있도록 하겠으며, 또한 기숙사 소위원회 위원님을 통한 학부모카페에도 공지할 수 있도록 하겠습니다.

심려를 끼쳐드려 죄송합니다.


감사합니다.







2011. 6. 3